Alles über Klassenfahrten in Berlin

Was müssen Lehrer in Berlin bei der Durchführung einer Schülerfahrt beachten? Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft gibt Lehrkräften und schulischen Dienstkräften an öffentlichen allgemein bildenden und beruflichen Schulen sowie Einrichtungen zum nachträglichen Erwerb schulischer Abschlüsse einige rechtliche und pädagogische Hinweise zur Gestaltung einer Schülerfahrt. Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
Was müssen Lehrer in Berlin bei der Durchführung einer Schülerfahrt beachten? Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft gibt Lehrkräften und schulischen Dienstkräften an öffentlichen allgemein bildenden und beruflichen Schulen sowie Einrichtungen zum nachträglichen Erwerb schulischer Abschlüsse einige rechtliche und pädagogische Hinweise zur Gestaltung einer Schülerfahrt. Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
Alles über Klassenfahrten in Berlin
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Art und Dauer von Schülerfahrten

Laut den Ausführungsvorschriften zu Veranstaltungen der Schule vom 09. 12. 2013 ist eine „Schülerfahrt“ eine mehrtägige Schulveranstaltung. Sie dient dazu, die jeweiligen Bildungs- und Erziehungsziele und den Gruppenzusammenhalt unter den Schülern zu festigen und muss daher im Unterricht vor- und nachbereitet werden. Eine Schülerfahrt sollte nicht länger als zwei Wochen, eine Schüleraustauschfahrt nicht länger als vier Wochen dauern. Schülerfahrten dürfen in Berlin im Rahmen ergänzender schulischer Betreuungsangebote auch in den Ferien durchgeführt werden.

Da eine Schülerfahrt als Schulveranstaltung gilt, sollte eine möglichst große Zahl der Schüler einer Klasse oder Lerngruppe auch an ihr teilnehmen. Wenn das einzelnen Schülern nicht möglich ist, sind sie verpflichtet, während der Zeit der Schülerfahrt am Unterricht einer anderen Klasse oder Lerngruppe teilzunehmen.

Vorbereitung und Genehmigungen

Über die Art und Durchführung einer Schülerfahrt, ihre pädagogische Zielsetzung, die Mindestteilnehmerzahl, Dauer, Art der Unterbringung und Beförderung sowie über die Kostenobergrenze pro Schüler entscheidet die Schulkonferenz. Unter der Voraussetzung, dass ausreichend Dienstreisekostenmittel zur Verfügung stehen, wird die Schülerfahrt dann von der Schulleitung genehmigt. Mit der Zustimmung überträgt der Schulleiter der verantwortlichen Lehrkraft die rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht zum Abschluss von Verträgen und den Auftrag zur Bewirtschaftung der Einnahmen und Ausgaben im Rahmen der Organisation der Schülerfahrt. Außerdem erteilt der Schulleiter den teilnehmenden Lehrern und Begleitpersonen die Dienstreisegenehmigung.

Schülerfahrten in Gebiete, vor deren Besuch das Auswärtige Amt gewarnt hat, können nicht genehmigt werden!

Bevor die Schülerfahrt genehmigt wurde, darf die verantwortliche Lehrkraft keine finanziellen Verpflichtungen und rechtsverbindlichen Verträge zur Vorbereitung der Schülerfahrt eingehen. Das sollte allen potenziellen Vertragspartnern deutlich gemacht werden. Außerdem gilt bei der Verhandlung mit Vertragspartnern nach Nr. 7.4 der AV zu § 55 LHO Folgendes:

„Auch bei freihändiger Vergabe sind im Allgemeinen mindestens drei Angebote einzuholen es sei denn, dass nur ein Bieter in Betracht kommt. Bei einem Auftrag mit einem voraussichtlichen Wert von bis zu 500 € ist ein formloser Preisvergleich ausreichend.“

Die verantwortliche Lehrkraft muss die Erziehungsberechtigten in einer Elternversammlung über die geplante Schülerfahrt, deren Gestaltung und die voraussichtlichen Kosten informieren. Bei der Planung ist inhaltlich und zeitlich auch auf die Erziehungsberechtigten und die Schüler einzugehen. Für die Durchführung der Schülerfahrt sind die schriftliche Zustimmung zur Teilnahme des Schülers und andere Einverständniserklärungen, insbesondere die Verpflichtung zur Übernahme der entstehenden Kosten und die Erlaubnis zur Teilnahme an geplanten Aktivitäten, z.B. Schwimmen, Fahrrad-, Kanu- und Skitouren, erforderlich. Die Erziehungsberechtigten oder volljährigen Schüler können die Möglichkeit wahrnehmen, vor der Abgabe der schriftlichen Zustimmung in einem geheimen Verfahren über die geplante Fahrt abzustimmen.

Welche Sportarten bei Klassenfahrten besonders beliebt sind und was im Einzelnen bei der Planung und Durchführung sportlicher Aktivitäten zu beachten ist, stellen wir in unserem Artikel „Die 5 besten Sportarten für Klassenfahrten“ vor.

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Aufsicht und Begleitpersonen

Außer dem verantwortlichen Lehrer oder pädagogischen Mitarbeiter sollen Schülerfahrten von mindestens einer weiteren geeigneten Person begleitet werden. Ausnahme sind Schüleraustauschfahrten: Wenn hier weniger als elf Schüler teilnehmen, kann auf die Begleitperson verzichtet werden.

Die Lehrkraft oder der pädagogische Mitarbeiter haben auf der Schülerfahrt die Aufsichts- und Fürsorgepflicht gegenüber den Schülern. Die Leitungsposition ist nicht auf andere Personen übertragbar.

Wenn der Schulleiter selbst eine Schülerfahrt durchführen soll, muss das erst von der zuständigen Schulaufsicht genehmigt werden.

Kosten und Finanzen

Die Kosten der Fahrt werden von den Erziehungsberechtigten oder den volljährigen Schülern selbst getragen. Die Finanzplanung sollte sich daher an der finanziellen Ausgangslage der Erziehungsberechtigten und Schüler orientieren, u.a. wird die Unterbringung in Schullandheimen, Jugendherbergen und Einrichtungen anerkannter Träger der Jugendarbeit bevorzugt.

Zuschüsse und Förderungen

Da alle Schüler unabhängig von ihrer finanziellen Situation an einer Schülerfahrt teilnehmen sollen, sind die Erziehungsberechtigten auf das Bildungs- und Teilhabepaket der Bundesregierung hinzuweisen. Über dieses Paket kann die Übernahme der Fahrkosten, Kosten für Unterkunft und Verpflegung sowie Nebenkosten ohne Taschengeld beantragt werden, die bei Bewilligung direkt auf das Klassenfahrtkonto eingezahlt werden.

Für mehrtägige Veranstaltungen der politischen Bildungsarbeit kann auch die zuständige Senatsverwaltung im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel Zuschüsse zu den Fahrtkosten gewähren. Dabei werden jedoch nur Schüler unterstützt, die keine Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket erhalten. Solche Zuschüsse werden gewährt, wenn die Schülerfahrt

  • der Repräsentation der Schule dient (Übernahme von maximal 50% der Fahrkosten),
  • zu einer Gedenkstätte zur Auseinandersetzung mit dem nationalsozialistischen Unrecht oder der SED-Herrschaft führt (Übernahme von 10-50 €),
  • im Rahmen einer Schulpartnerschaft stattfindet und zu einer Schule in Mittel-, Ost- und Südosteuropa (Übernahme bis 50 €), in einem Mitgliedsland der GUS, in einem Land außerhalb Europas (Übernahme bis 100 €) oder nach Israel (Übernahme bis 150 €) führt.

Damit der Zuschuss gewährt werden kann, muss der Antrag rechtzeitig, spätestens vier Wochen vor Beginn mit allen Unterlagen bei der Senatsverwaltung gestellt werden. Bei Gedenkstättenfahrten muss der zeitlich überwiegende Anteil des Programms thematisch im Zusammenhang mit dem Besuch der Gedenkstätte stehen.

Wie die Exkursion zu einer Gedenkstätte nationalsozialistischen Unrechts, z.B. zum KZ Sachsenhausen bei Oranienburg, vor- und nachbereitet werden kann, lässt sich in unserem Artikel „KZ-Exkursionen“ nachlesen.

Bei einem Schüleraustausch sollen die Gastschüler in den Familien aufgenommen werden und mehrmals am Unterricht teilnehmen. Auch Zuschüsse zu den Programmkosten der Gäste können von der Senatsverwaltung geleistet werden: Der Zuschuss beträgt hier 30 €, bei Gästen aus Israel 50 € pro Gast.

In unserem Artikel „Möglichkeiten der Förderung von Klassenfahrten“ haben wir viele weitere Möglichkeiten zur Förderung und Finanzierung von Klassenfahrten zusammengefasst.

Verwaltung und Abrechnung

Alle Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang einer Schülerfahrt sind Mittel des Landes Berlin und müssen daher nach den Vorschriften über Selbstbewirtschaftungsmittel (§§ 15, 34 Landeshaushaltsordnung und Ausführungsvorschriften) verwaltet werden. Der verantwortliche Lehrer muss dafür die Kostenbeiträge der Schüler und alle sonstigen Einnahmen (z.B. Zuschüsse, Spenden) unter Angabe des Verwendungszwecks auf ein gesondertes Konto überweisen.

Jede Einnahme und Ausgabe muss in der Abrechnung (Vordruck) durch eine quittierte Rechnung belegt, nummeriert und gekennzeichnet aufgeführt werden. Bei Überweisungen gilt der Kontoauszug als Beleg. Wenn Leistungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket wegen Nichtteilnahme oder vorzeitiger Heimreise nicht in Anspruch genommen wurden, müssen sie zurückgezahlt werden. Das gleiche gilt bei Überschüssen: Sie müssen an die jeweiligen Leistungsträger, z.B. auch an die Erziehungsberechtigten, zurückgezahlt werden. Auch über solche Rückzahlungen muss der Abrechnung ein Beleg beigefügt werden. Der Lehrer legt die Abrechnung dem Schulleiter spätestens sechs Unterrichtswochen nach Beendigung der Schülerfahrt zur Prüfung vor. Alle Abrechnungsbelege werden in der Schule sechs Kalenderjahre aufbewahrt.

Reisekostenvergütung für Lehrer

Den Schulen wird jährlich ein Kontingent zur Erstattung von Dienstreisekosten zur Durchführung von Schülerfahrten zur Verfügung gestellt. Nach § 77 Landesbeamtengesetz bzw. § 23 Absatz 4 Tarifvertrag der Länder in Verbindung mit § 3 Bundesreisekostengesetz zur Abgeltung der dienstlich veranlassten Mehraufwendungen haben Lehrkräfte und andere Dienstkräfte Anspruch auf die Erstattung ihrer Dienstreisekosten. Die Erstattung muss schriftlich innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise bei der Schulleitung beantragt werden. Die Lehr- und Dienstkräfte können laut § 77 Absatz 3 LBG, § 23 Absatz 4 TV L gegenüber dem Schulleiter schriftlich ganz oder teilweise auf die Erstattung verzichten.

Dienstreisekosten setzen sich zusammen aus den Fahrtkosten, der Aufwandsvergütung und den Nebenkosten und können folgendermaßen verrechnet werden:

Wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel benutzt wurden, werden die Kosten bis zum jeweils günstigsten Tarif erstattet.

Aufwandsvergütungen werden im Rahmen von Schülerfahrten anstelle des Tage- und Übernachtungsgeldes in Form einer Pauschale gewährt:
  • pro Tag 20 € bei Fahrten im Inland
  • pro Tag 30 € bei Fahrten ins Ausland
  • pro Tag 10 € für Fahrten innerhalb Berlins, nach Potsdam und in die an Berlin angrenzenden Landkreise.
Ist der entstandene Aufwand niedriger als die Pauschale, wird der tatsächliche Aufwand vergütet.

Wenn der Schule Drittmittel zur Verfügung stehen, können die Dienstreisekosten auch aus diesen Mitteln ersetzt werden.

Stundenaufstockung von teilzeitbeschäftigten Dienstkräften für Schülerfahrten

An den Schulen teilzeitbeschäftigte Dienstkräfte können für die Dauer der Teilnahme an einer Schülerfahrt befristet in die Vollbeschäftigung überführt und vergütet werden. Das gilt nicht, wenn sie sich in Altersteilzeit oder in einem Vollzeitsabbatical befinden. Sollen teilzeitbeschäftigte Dienstkräfte an einer Schülerfahrt teilnehmen, darf der Schulleiter die Dienstreisegenehmigung erst erteilen, wenn dem Antrag auf Stundenaufstockung entsprochen wurde. Der Antrag ist unter Angabe des Zeitraumes der Schülerfahrt und mit der Bestätigung, dass verfügbare Mittel vorhanden sind, beim Schulleiter zu stellen. Dieser richtet ihn dann an die für das Schulwesen zuständige Senatsverwaltung (Abteilung Stellenwirtschaft). Wenn der Dienstkraft der Anspruch auf zusätzliche Vergütung zugesprochen wird, schließt die Schulleitung mit ihr eine Nebenabrede zum Arbeitsvertrag über die verlängerte Arbeitszeit.

Versicherungen

Schüler dürfen nur an einer Schülerfahrt teilnehmen, wenn sie über einen ausreichenden Krankenversicherungsschutz verfügen. Außerdem muss der Lehrer von den volljährigen Schülern oder den Erziehungsberechtigten eine schriftliche Zusicherung einholen, dass sie die zusätzlichen Kosten im Falle einer vorzeitigen Rückreise selbst übernehmen. Sie sollen in diesem Zusammenhang auf die Möglichkeit einer Reiserücktrittsversicherung hingewiesen werden.

Günstige Versicherungsangebote für eine Klassenfahrt, wie z.B. die HEROLÉ-Versicherung für den Reiserücktritt, stellen wir hier vor.

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Über HEROLÉ

HEROLÉ mit Sitz in Dresden wurde 2002 gegründet und ist heute einer der drei größten Veranstalter von und Spezialist für Klassenfahrten in Deutschland. Dafür sprechen auch über 140.000 Teilnehmer, die jedes Jahr mit HEROLÉ auf Klassenfahrt gegangen sind. Mit der unternehmenseigenen Flotte von 18 modernen Reisebussen werden über 140 weltweite Reiseziele angesteuert.

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