Vorbereitung einer Klassenfahrt: Elternabend

Vorbereitung einer Klassenfahrt: Elternabend

Eine Klassenfahrt vorzubereiten ist kein einfaches Unterfangen. Viele Aspekte müssen dabei berücksichtig und bedacht werden. Vor allem aber ist es wichtig, die Eltern in die Planung einzubeziehen. Umfassende Informationen gehören ebenso dazu, wie die Einholung aller wichtigen Einverständniserklärungen.

Vor dem ersten Elternabend

Bevor mit der eigentlichen Suche nach Reisezielen und der Planung der Klassenfahrt begonnen werden kann, muss mit der Schulleitung und dem Kollegium der Reisezeitraum abgestimmt werden. Einige Schulen haben eine bereits festgelegte Woche, in der alle Klassen verreisen. Dies erleichtert die Abstimmung natürlich. Anderenfalls müssen Sie vorher klären, dass im angedachten Reisezeitraum keine Klausuren, Sportfeste, Projekttage etc. geplant sind und die Lehrkraft, die als zweite Aufsichtsperson mitfahren soll, verfügbar ist.

Der erste Elternabend

Der erste Elternabend, der über die anstehende Klassenfahrt informiert, sollte ein Jahr vor der Fahrt stattfinden; spätestens aber einige Wochen vor dem Ablauf der Buchungsfristen.

An diesem Abend stellen Sie den Eltern mögliche Ziele der Klassenfahrt vor. Entweder bereiten Sie zwei oder drei Optionen vor oder es steht bereits ein konkretes Ziel fest. Informieren Sie die Eltern über Ort, Dauer und Kosten der Klassenfahrt, erklären Sie die pädagogische Motivation und weisen Sie bereits auf mögliche Programmpunkte hin. Eine Untermalung mit Bildern oder Videos kann dabei hilfreich sein.

In Absprache mit den Eltern sollte ein Finanzierungsrahmen festgelegt werden. Weisen Sie in diesem Zusammenhang auch auf verschiedene Förderungsmöglichkeiten hin. Kein Kind sollte aus finanziellen Gründen von der Fahrt ausgeschlossen werden.

Lassen Sie sich von den Eltern bereits jetzt schon über gesundheitliche Probleme und sonstige Einschränkungen informieren. Auch dies kann einen Einfluss auf die Festlegung des Ziels haben.
Am Ende des Abends wird dann verbindlich über das Ziel der Klassenfahrt abgestimmt. Die Eltern geben schriftlich ihr Einverständnis, sodass Sie nun die Buchung vornehmen können. Nach dem ersten Elternabend erhalten die Eltern zudem eine Kostenübersicht.

Downloads zum ersten Elternabend

Der zweite Elternabend

Informationen zur Anreise

Beim zweiten Elternabend geht es um konkrete Fragen zu Anreise und Programm.

Etwa zwei Monate vor der Klassenfahrt sollte der zweite Elternabend stattfinden. Hier stellen Sie den Eltern den genauen Programmablauf vor – Wie sind die Abfahrts- und Ankunftszeiten? Welche Aktivitäten sind geplant? Wie sieht der Tagesablauf aus? Zudem sollte auf dem zweiten Elternabend besprochen werden, welche Konsequenzen bei Fehlverhalten drohen. Weisen Sie die Eltern auf das allgemeine Rauch- und Alkoholverbot hin und betonen Sie, dass die Kosten der Heimreise, falls ein Schüler wegen eines Verstoßes vorzeitig nach Hause geschickt werden muss, selbst getragen werden müssen. Bei jüngeren Klassen empfiehlt es sich zudem, Absprachen bezüglich des Taschengeldes zu treffen. Damit keine wichtigen Gegenstände vergessen werden, teilen Sie am besten eine Packliste an die Eltern aus, und legen Sie auch fest, was nicht mitgenommen werden darf.

Am zweiten Elternabend sollte den Eltern zudem die weitere Begleitperson der Klassenfahrt vorgestellt werden. Laden Sie also die zweite Aufsichtsperson ebenfalls zum Elternabend ein, damit sich die Eltern mit ihr bekannt machen können.

Zum Schluss geben Sie den Eltern die Gelegenheit, ihre Fragen zu stellen. Nach dem zweiten Elternabend erfolgt dann die zweite schriftliche Information an die Eltern.

Nehmen Sie sich zu den Elternabenden genug Zeit, um auf die Fragen und Bedürfnisse der Eltern einzugehen. Gerade wenn Kinder zum ersten Mal wegfahren, machen sich viele Eltern Sorgen. Im Vorfeld ist es auch immer gut zu wissen, welches Kind ggf. zu Heimweh neigt und wie am besten damit umgegangen werden kann.

Eine Planungsrunde mit den Eltern kann viele Ideen zu Finanzierungsmöglichkeiten, Freizeitaktivitäten oder Programmpunkten hervorbringen. Dennoch gilt: Sie sind der Lehrer und letzten Endes für die Vorbereitung und Durchführung der Klassenfahrt verantwortlich.


 

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Romy Herold

Ihre Reiseexpertin für Deutschland und Dänemark

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