Zum ersten Mal auf Klassenfahrt – Planungshilfe für Lehrer

Klassenfahrten erfordern eine gute Vorbereitung. Damit kurz vor Beginn der Reise nicht das Chaos ausbricht und nichts Wichtiges in der Hektik des Alltags untergeht, haben wir eine Checkliste für Lehrer zusammengestellt, die zeigt, wann welche Schritte erledigt werden sollten: Wurde die Klasse ausreichend informiert? Hat die Schulleitung zugestimmt? Steht die Finanzierung? Sind alle Formalitäten mit den Eltern abgestimmt? Unsere Checkliste gibt es bei uns natürlich auch kostenlos zum Download.
Klassenfahrten erfordern eine gute Vorbereitung. Damit kurz vor Beginn der Reise nicht das Chaos ausbricht und nichts Wichtiges in der Hektik des Alltags untergeht, haben wir eine Checkliste für Lehrer zusammengestellt, die zeigt, wann welche Schritte erledigt werden sollten: Wurde die Klasse ausreichend informiert? Hat die Schulleitung zugestimmt? Steht die Finanzierung? Sind alle Formalitäten mit den Eltern abgestimmt? Unsere Checkliste gibt es bei uns natürlich auch kostenlos zum Download.
Reiseführer-Apps sind besonders praktisch, um schnell Informationen abrufen zu können.
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Checkliste zur Planung einer Klassenfahrt

Um alle Schritte ohne Stress und mit genug „Puffer“ erledigen zu können, empfehlen wir eine Vorbereitungszeit von zwölf Monaten. Mit Hilfe einer Tabelle verliert man nicht so schnell die Übersicht und kann die Fortschritte der Planung leicht nachvollziehen. Folgende Punkte sollten in so einer Checkliste enthalten sein:

ca. 12 Monate vorher

  • Informationen zu Klassenfahrtrichtlinien des jeweiligen Bundeslandes einholen
  • Rücksprache mit der Schulleitung halten
  • Reisezeitraum prüfen (wird in der Regel von der Schulkonferenz festgelegt)
  • Rücksprache mit den Schülern halten
  • Reiseveranstalter suchen und sich zu Reiseziel, Verfügbarkeiten und Preisen im Reisezeitraum, Unterkunft, Transportmittel, Kosten und passendem Programm beraten lassen
  • Angebot beim Reiseveranstalter anfordern
  • Kosten kalkulieren (Klassenaktionen und öffentliche Förderungsmöglichkeiten zum Deckeln von Finanzierungslücken berücksichtigen)
  • geeignete Begleitperson organisieren
  • ersten Elternabend einberufen: Elternbrief mit Angabe zu Fahrziel, Transportmittel, Termin und Kostenübersicht sowie schriftliche Einverständniserklärung austeilen
  • Genehmigung der Schulleitung für die Klassenfahrt einholen
  • Reise beim Reiseveranstalter buchen

ca. 10 Monate vorher

  • Antrag auf Zuschüsse stellen (z.B. bei der Gemeinde, beim Jobcenter, bei Fördervereinen, beim Bundesrat)
  • Klassenaktionen zum Deckeln von Finanzierungslücken planen

ca. 9 Monate vorher

  • Klassenaktionen zum Deckeln von Finanzierungslücken durchführen (z.B. Kuchenverkauf beim Schulfest, Basar oder Sammelaktion)

ca. 6 Monate vorher

  • Klassenfahrtprogramm mit dem Reiseveranstalter planen und buchen
  • Prüfen, ob alle wichtigen Dokumente der Schüler und die eigenen noch gültig sind

ca. 2 Monate vorher

  • Prüfen, ob Zuschüsse genehmigt wurden
  • Namenslisten der teilnehmenden Schüler und
  • Rundrufliste erstellen
  • Merkblätter und Erklärungen für Eltern vorbereiten
  • zweiter Elternabend: Programm vorstellen, Verhaltensregeln besprechen, Begleitperson vorstellen, letzte Unklarheiten klären
  • schriftliches Einverständnis der Eltern zu Verhaltensregeln (z.B. Alkohol– und Handyverbot) und Erklärung zu besonderen gesundheitlichen Umständen der Schüler einholen

ca. 6 Wochen vorher

  • Prüfen, ob alle Merkblätter und Erklärungen der Eltern unterschrieben zurückgekommen sind
  • Prüfen, ob von allen Teilnehmern das Geld überwiesen wurde
  • Verhaltensregeln mit der Klasse besprechen (z.B. An- und Abreise, Nachtruhe, ggf. Alkohol- und Handyverbot)
  • Packliste in der Klasse austeilen

ca. 2 Wochen vorher

  • Unterkunftsadresse, Kontakt des Reiseveranstalters und Termine bei der Schulleitung hinterlegen
  • Erste-Hilfe-Kasten zusammenstellen

Gratis Download

Alle wichtigen Listen für die Planung Ihrer Klassenfahrt haben wir Ihnen zum kostenlosen Download bereitgestellt.

Über HEROLÉ

HEROLÉ mit Sitz in Dresden wurde 2002 gegründet und ist heute einer der drei größten Veranstalter von und Spezialist für Klassenfahrten in Deutschland. Dafür sprechen auch über 140.000 Teilnehmer, die jedes Jahr mit HEROLÉ auf Klassenfahrt gegangen sind. Mit der unternehmenseigenen Flotte von 18 modernen Reisebussen werden über 140 weltweite Reiseziele angesteuert.

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