Klassenfahrten einfacher organisieren mit den richtigen Checklisten

Die Organisation einer Klassenfahrt scheint auf den ersten Blick mit viel Aufwand verbunden zu sein. Das muss jedoch nicht sein. Mit übersichtlichen Checklisten lässt sich die Vorbereitung ganz leicht in verschiedene Abschnitte unterteilen, die nach und nach abgearbeitet werden. Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden hilft dabei.
Die Organisation einer Klassenfahrt scheint auf den ersten Blick mit viel Aufwand verbunden zu sein. Das muss jedoch nicht sein. Mit übersichtlichen Checklisten lässt sich die Vorbereitung ganz leicht in verschiedene Abschnitte unterteilen, die nach und nach abgearbeitet werden. Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden hilft dabei.
Schnelle Checklisten für Klassenfahrten
Letzter Nächster Lesezeit 5 Min.

Die erste Vorbereitung

Die meisten Schulen veranstalten Klassenfahrten für bestimmte Jahrgänge und in bestimmten Zeitfenstern. Sehr beliebt sind der Beginn des Schuljahres zur Stärkung des Klassenverbandes und das Ende des Schuljahres nach den letzten Klausuren. Für Lehrer bedeutet dies, dass sie sehr früh wissen, wann die nächste Klassenfahrt auf sie zukommt. Dies erleichtert eine langfristige Organisation mit vielen Zeitpuffern. Ist es beispielsweise üblich, dass die 10.Klasse im Frühling eine Abschlussfahrt unternimmt, sollten bereits ein Jahr vorher im Frühling die ersten Pläne geschmiedet werden.

In dieser Phase informiert sich der Lehrer über die Rahmenbedingungen der Schule selbst und der Richtlinien des jeweiligen Bundeslandes, z.B. zu den erlaubten Maximalkosten. Er kann andere Lehrer um Tipps und Vorschläge zu Zielen bitten und von ihren Erfahrungen profitieren. Natürlich steht nun auch die große Frage im Raum: Wo geht es hin? Beste Inspirationsquelle sind die Kataloge der Spezialreiseveranstalter, die nun schon für das folgende Jahr bereit stehen und angefordert werden können.

Tipp: Die nächsten Ferien sind eine gute Gelegenheit für den Lehrer, Informationen zu sammeln und für die Schüler, verschiedene Wunschziele zu recherchieren.

Jetzt wird es ernst: Die Klassenfahrt wird gebucht

Etwa 12 Monate vor der Klassenfahrt sollte eine Entscheidung fallen. In Absprache mit der Schulleitung und unter Berücksichtigung von Klausuren und Prüfungsterminen werden mögliche Termine festgelegt.

Mit Hilfe der Reisekataloge lässt sich ermitteln, welche Ziele und Termine mit dem geschätzten Budget übereinkommen. Der Reisepreis alleine sollte jedoch nicht das Ziel bestimmen. Bei der Auswahl spielen verschiedene Fragen eine Rolle:

  • Stehen eher Teambuilding und die Stärkung des Klassenverbandes, z.B. bei gemeinsamen sportlichen Aktivitäten, im Mittelpunkt?
  • Gibt es einen Themenkomplex, der den Schülern besonders wichtig ist (z.B. Medien, Naturwissenschaften oder deutsche Geschichte)?
  • Sind andere Parameter zu beachten, zum Beispiel der Wunsch, eine bestimmte Stadt zu besuchen, mit der die Schule oder die Heimatstadt eng verbunden ist?
  • Wie lange darf die Anreise dauern und welche Verkehrsmittel kommen in Frage?

Idealerweise werden zwei oder drei Ziele in eine engere Auswahl aufgenommen. Zu diesen werden dann Angebote der Reiseveranstalter eingeholt. Sticht kein Ziel als besonders spannend oder günstig hervor, kann in der Klasse eine Abstimmung durchgeführt werden. Vielleicht eignet sich das Thema auch gut für eine Debatte, bei der die Schüler lernen, wie sie überzeugend argumentieren.

Ist eine Entscheidung gefallen, wird ein erster Elternabend einberufen. Dabei stehen folgende Punkte auf der Agenda:

  • Bekanntgabe des Fahrtzieles und des Transportmittels
  • Der konkrete Termin, mit dem die Eltern planen können und müssen
  • Die Kosten und Termine zur Überweisung
  • Unterzeichnung der schriftliche Einverständniserklärung

Je mehr konkrete Informationen der Lehrer bereits hat, umso besser. So kann er eine kleine Power Point-Präsentation vorbereiten mit Bildern der Unterkunft und der bereits festgelegten Programmpunkte am Ziel. Je jünger die Schüler, umso wichtiger ist dieser Elternabend. Bei Fahrten in der Oberstufe genügt meist auch eine schriftliche Mitteilung an die Eltern mit der Bitte um Rücksendung der Einverständniserklärung.

Das liebe Geld…

Beim Thema Kosten ist Fingerspitzengefühl gefragt. Ist dem Lehrer bekannt, dass einige Schüler aus sozial schwachen Familien kommen, kann er ganz allgemein (ohne einzelne Eltern direkt anzusprechen) auf diverse Fördermöglichkeiten hinweisen und Eltern auffordern, sich privat bei ihm zu melden. Dies wird den meisten leichter fallen als vor allen anderen Eltern finanzielle Probleme zu erwähnen.

Etwa zehn Monate vor der Klassenfahrt sollten die Eltern eine schriftliche Zahlungsaufforderung erhalten. So haben sie genügend Zeit, sich auf die Kosten einzustellen. Eltern können sich bei Bedarf privat um Unterstützung bemühen, zum Beispiel durch das Teilhabepaket der Bundesregierung oder örtliche Stiftungen. Daneben können Zuschüsse von der Gemeinde oder des Fördervereins beantragt werden. Nicht zuletzt haben Schüler die Möglichkeit, selbst Gelder einzusammeln. Die Vorweihnachtszeit ist ideal für Benefizaktionen wie eine abendliche Talentshow oder den Verkauf von selbstgebackenen Plätzchen oder kleinen Geschenken.

Lesetipp

Worauf müssen Sie beim Einsammeln des Geldes für eine Klassenfahrt achten? Was darf eine Klassenfahrt kosten? Und wie gehe ich mit finanzschwachen Familien um? In der Rubrik Finanzierung finden Sie die Antworten für alle Fragen rund um das Thema Finanzen auf Klassenfahrten.

Der Elternabend

Die heiße Phase der Organisation beginnt rund zwei Monate vor der Klassenfahrt. Nun wird bald die Zahlung des Restbetrages an den Reiseveranstalter fällig, dass heißt der Lehrer muss kontrollieren, ob alle Eltern überwiesen haben und ob Zuschüsse genehmigt wurden. Nun ist noch einmal Zeit zum Nachhaken. Außerdem wird es nun Zeit für den zweiten Elternabend. Dieser ist unabhängig vom Alter der Schüler unverzichtbar:

  • Die Eltern erhalten Merkblätter und Informationen zum Reiseziel.
  • Die Eltern geben eine Erklärung zu den Regeln der Klassenfahrt (Alkohol, Fehlverhalten der Schüler, etc.) ab.
  • Bei Bedarf geben die Eltern eine gesonderte Erlaubnis für bestimmte sportliche Aktivitäten ab.
  • Fragen zu Unverträglichkeiten und Allergien der Schüler werden geklärt.
  • Der Lehrer ergänzt bei Bedarf fehlende Rufnummern von Eltern und Erziehungsberechtigten.
  • Der Lehrer erinnert die Eltern daran, die Reisedokumente der Kinder auf ihre Gültigkeit zu prüfen.

Dazu beantwortet der Lehrer natürlich auch Fragen der Eltern, zum Beispiel zur Programmgestaltung und zur Mitnahme bestimmter Dinge wie Sportsachen. Je nach Ziel und Schwerpunkt der Klassenfahrt kann es sinnvoll sein, den Eltern eine Packliste mitzugeben. So haben sie genug Zeit, eventuell benötigte Dinge noch zu kaufen.

Die heiße Phase der Organisation

In den letzten Wochen wird es für den Lehrer ernst. Er muss prüfen, ob alle Zahlungen vollständig eingegangen sind und ob alle Einverständniserklärungen der Eltern vorliegen. Die Schulleitung erhält die wichtigsten Kontaktinformationen für die begleitenden Lehrer, die Unterkunft und den Reiseveranstalter.

Ungefähr einen Monat vor der Abreise erfolgt eine Besprechung mit den Schülern in der Klasse. Dabei wird einerseits das geplante Programm detaillierter ausgearbeitet. Andererseits ist diese Besprechung wichtig, um noch einmal die Spielregeln zu erörtern, zum Beispiel die Einhaltung der Nachtruhe und das Verbot von Rauschmitteln. Wurde den Eltern keine Packliste mitgegeben, sollten die Schüler nun eine Packliste erhalten.

Tipp: Die Vorfreude steigt, wenn sich die Schüler in den letzten Wochen sinnvoll auf die Klassenfahrt vorbereiten. Sie können zum Beispiel thematisch zum Reiseziel passende Filme für die lange Busfahrt aussuchen oder den Disco-Abend in der Unterkunft planen.

Koffer packen

In den letzten Tagen vor der Abreise muss sich der Lehrer doppelt vorbereiten: Einerseits muss er sein eigenes Reisegepäck wie für einen Urlaub planen. Dazu muss er die Rolle als Aufsichtsperson erfüllen. Neben allen wichtigen Unterlagen und Dokumenten sollte der Lehrer stets einen kleinen Erste-Hilfe-Kasten auf einer Klassenfahrt dabei haben. Bei einer Klassenfahrt in größere Städte ist es sinnvoll, sich vorab über den öffentlichen Nahverkehr zu informieren und die App der Verkehrsbetriebe herunterzuladen: Gibt es Schüler- oder Gruppentickets? Wie sind die wichtigsten Programmziele zu erreichen?

Ein letzter Tipp: Die Fremde ist dank Google Earth und Google Street Maps nicht mehr fremd. Ein virtueller Spaziergang durch die umliegenden Straßen der Unterkunft hilft dem Lehrer vorab enorm, sich später live zurechtzufinden und die Klasse vielleicht schon mit einem heißen Tipp für ein gemütliches Café zu überraschen.

Download

Wir haben für Sie die wichtigsten Checklisten zusammengestellt. Diese finden Sie hier!

Weitere Beiträge rund um das Thema Checklisten

Bildnachweis

  • Titelbild: Zwei junge Mädchen freuen sich auf die Klassenfahrt © Herole Klassenfahrten
  • Lehrerin vor dem Laptop /pixabay
  • Zuschläge für Lehrer ©Andreas Hermsdorf/ PIXELIO
  • Junger Lehrer erklärt Schülern Ihre Aufgabe in der Arbeitsgruppe: Christian Schwier – stock.adobe.com

Über HEROLÉ

HEROLÉ mit Sitz in Dresden wurde 2002 gegründet und ist heute einer der drei größten Veranstalter von und Spezialist für Klassenfahrten in Deutschland. Dafür sprechen auch über 140.000 Teilnehmer, die jedes Jahr mit HEROLÉ auf Klassenfahrt gegangen sind. Mit der unternehmenseigenen Flotte von 18 modernen Reisebussen werden über 140 weltweite Reiseziele angesteuert.

HEROLÉ Newsletter

Egal ob tolle Angebote oder wertvolle Tipps und Tricks rund um die Organisation Ihrer nächsten Klassenfahrt. Verpassen Sie keine Neuigkeiten mehr und seien Sie ein Mal im Monat gut informiert. Für Sie natürlich komplett kostenfrei.

Nutzen Sie einfach das Newsletter-Anmeldeformular und geben Sie Anrede, Vorname, Name und E-Mail Adresse an, damit wir Ihnen die Neuigkeiten zusenden können.

Wenn Sie auf „Abonnieren“ klicken, akzeptieren Sie unsere Datenschutzerklärung und bestätigen, diese gelesen zu haben.

Kennen Sie schon unsere Kataloge?

Jetzt porto- und kostenfrei bestellen

Klassenfahrten Katalog:
Unsere beliebtesten Klassenfahrten – Alle Reiseziele, Fachreisen und unsere neuen Fernreisen in einem Katalog.

Sport- und Erlebnisreisen Katalog:
Hier finden Sie eine Auswahl unserer beliebtesten Aktiv-, Sport- und Erlebnisreisen!