Checkliste zur Planung einer Klassenfahrt
Um alle Schritte einer Klassenfahrt ins Inn– oder Ausland ohne Stress und mit genug „Puffer“ erledigen zu können, empfehlen wir eine Vorbereitungszeit von zwölf Monaten. Mit Hilfe einer Tabelle verliert man nicht so schnell die Übersicht und kann die Fortschritte der Planung leicht nachvollziehen. Folgende Punkte sollten in so einer Checkliste enthalten sein:
Tipp: Trotz Corona auf Klasssenfahrt! Wie das möglich ist, erfahren Sie im folgenden Video:
ca. 12 Monate vorher
- Informationen zu Klassenfahrtrichtlinien des jeweiligen Bundeslandes einholen
- Rücksprache mit der Schulleitung halten
- Reisezeitraum prüfen (wird in der Regel von der Schulkonferenz festgelegt)
- Rücksprache mit den Schülern halten
- Reiseveranstalter suchen und sich zu Reiseziel, Verfügbarkeiten und Preisen im Reisezeitraum, Unterkunft, Transportmittel, Kosten und passendem Programm beraten lassen
- Angebot beim Reiseveranstalter anfordern
- Kosten kalkulieren (Klassenaktionen und öffentliche Förderungsmöglichkeiten zum Deckeln von Finanzierungslücken berücksichtigen)
- geeignete Begleitperson organisieren
- ersten Elternabend einberufen: Elternbrief mit Angabe zu Fahrziel, Transportmittel, Termin und Kostenübersicht sowie schriftliche Einverständniserklärung austeilen
- Genehmigung der Schulleitung für die Klassenfahrt einholen
- Reise beim Reiseveranstalter buchen
ca. 10 Monate vorher
- Antrag auf Zuschüsse stellen (z.B. bei der Gemeinde, beim Jobcenter, bei Fördervereinen, beim Bundesrat)
- Klassenaktionen zum Deckeln von Finanzierungslücken planen
ca. 9 Monate vorher
- Klassenaktionen zum Deckeln von Finanzierungslücken durchführen (z.B. Kuchenverkauf beim Schulfest, Basar oder Sammelaktion)
ca. 6 Monate vorher
- Klassenfahrtprogramm mit dem Reiseveranstalter planen und buchen
- Prüfen, ob alle wichtigen Dokumente der Schüler und die eigenen noch gültig sind
ca. 2 Monate vorher
- Prüfen, ob Zuschüsse genehmigt wurden
- Namenslisten der teilnehmenden Schüler und
- Rundrufliste erstellen
- Merkblätter und Erklärungen für Eltern vorbereiten
- zweiter Elternabend: Programm vorstellen, Verhaltensregeln besprechen, Begleitperson vorstellen, letzte Unklarheiten klären
- schriftliches Einverständnis der Eltern zu Verhaltensregeln (z.B. Alkohol– und Handyverbot) und Erklärung zu besonderen gesundheitlichen Umständen der Schüler einholen
ca. 6 Wochen vorher
- Prüfen, ob alle Merkblätter und Erklärungen der Eltern unterschrieben zurückgekommen sind
- Prüfen, ob von allen Teilnehmern das Geld überwiesen wurde
- Verhaltensregeln mit der Klasse besprechen (z.B. An- und Abreise, Nachtruhe, ggf. Alkohol- und Handyverbot)
- Packliste in der Klasse austeilen
ca. 2 Wochen vorher
- Unterkunftsadresse, Kontakt des Reiseveranstalters und Termine bei der Schulleitung hinterlegen
- Erste-Hilfe-Kasten zusammenstellen
So helfen wir Ihnen bei der Planung
Gratis Download
Alle wichtigen Listen für die Planung Ihrer Klassenfahrt haben wir Ihnen zum kostenlosen Download bereitgestellt.
Bildnachweis
- Titelbild: HEROLÉ
