Günstig und stilvoll feiern – so wird der Abiball zum entspannten Event

Günstig und stilvoll feiern – so wird der Abiball zum entspannten Event

Feiern in der Schulaula mit selbstgemachtem Essen, einigen Kästen Bier und lockerer Kleidung – so sahen Abibälle bzw. -feiern vor einigen Jahrzehnten oft noch aus. Heute kommt ein derart lockerer Rahmen für viele Schüler nicht mehr in Frage. Teure Bälle in 5-Sterne-Hotels mit maßgeschneiderten Kleidern und Champagner sind keine Seltenheit mehr. Feiern, als sei man einer der Trumps, beschreibt eine Redakteurin der Frankfurter Allgemeinen daher den Abiball ihrer Tochter. Nicht jede Familie ist aber bereit oder in der Lage, Abiballkarten für 100 Euro zu bezahlen. Wir geben daher Tipps, wie ihr auch mit einem geringen Budget einen unvergesslichen Abend erlebt!

Kostenrahmen vereinbaren

Wer das Vorspeisen-Buffet selbst vorbereitet, kann die Eintrittskarten günstiger verkaufen.

Ob pompöser Abend im Luxushotel oder lockere Feier in der Schulaula – jede Stufe hat ihre eigenen Vorstellungen davon, wie der perfekte Abschluss aussieht. Wichtig ist daher, dass sich möglichst früh ein Abiball-Komittee mit der Feier beschäftigt. Holt eure Stufe mit ins Boot und findet heraus, welche Vorstellungen die Mehrheit der Schüler hat. Damit keine Luftschlösser entstehen und eure Mitschüler von einem pompösen Abend träumen, während in der Abikasse Ebbe herrscht, solltet ihr sie über den Kostenrahmen aufklären: 20.000 bis 30.000 Euro für einen Abiball sind keine Seltenheit. Mit diesen Zahlen könnt ihr sie vielleicht davon überzeugen, dass es nicht unbedingt ein 5-Gänge-Menü werden muss. Macht bei einer Versammlung deutlich, dass die Stufe mit folgenden Kostenpunkten rechnen muss:

  • Location
  • Catering
  • Musik Technik
  • Fotograf
  • Security und Versicherungen

Außerdem fallen für jeden Schüler individuelle Kosten wie das Outfit an. Überlegt daher genau, welche Kostenpunkte euch wichtig sind und wo ihr Abstriche machen könnt. An diesen Stellen könnt ihr sparen:

LocationDer beste Spartipp in Sachen Location ist: Feiert in eurer Schulaula oder Turnhalle. Das klingt vielleicht nicht sehr stilvoll, kann aber besser sein als gedacht, wenn ihr euch Mühe mit der Dekoration gebt! Informiert euch bei eurer Schulleitung, ob ihr dort feiern dürft. Gibt es genug Stühle oder müsstet ihr Mobiliar mieten? Davon ist abhängig, ob ihr bei einer Feier in der Schule sparen könnt.Wenn die Schule ihre Räume nicht zur Verfügung stellt, solltet ihr euch am besten zwei Jahre vorher Angebote heraussuchen. Andernfalls sind die günstigen Säle bereits ausgebucht und euch bleiben nur noch überteuerte Locations.

Wichtig: Manche Locations haben exklusive Verträge mit einem Caterer laufen, so dass ihr beim Partyservice keine Wahl habt. Unter Umständen kann es daher günstiger werden, wenn ihr eine etwas teurere Location mit einem günstigen Caterer kombiniert.

CateringDas Essen ist einer der größten Kostenpunkte. Daher solltet ihr wissen, welche Ansprüche ihr an das Essen stellt. Naturgemäß wird es teurer, je größer die Auswahl sein soll. Rechnet bei einem Caterer mit Kosten ab 10 Euro pro Person. Günstiger wird es natürlich, wenn ihr einige Speisen selbst herstellt. Wie wäre es zum Beispiel mit einem eigenen Vorspeisen- oder Dessertbuffet? In einigen Schulen gibt es sogar die Tradition, dass die unteren Jahrgänge das Buffet für die Abiturienten herrichten. Hört euch an eurer Schule um und fragt nach den besten Spartipps.

Wenn ihr euch für einen Caterer entscheidet, solltet ihr auch unbedingt vereinbaren, welche Kosten für Getränke anfallen und wer diese trägt: Sind Bier, Wein und Co. im Preis der Abiballkarte enthalten oder muss jeder selbst in die Tasche greifen?

Musik und TechnikWenn alle Reden gehalten und die Zeugnisse verteilt sind, wollt ihr nur noch feiern. Damit es auf der Tanzfläche hoch hergeht, braucht ihr gute Musik! Mit einem professionellen DJ kann es allerdings teuer werden. Fragt herum, ob Schüler in eurer Stufe einen DJ mit professioneller Ausrüstung kennt. Nicht vergessen: Bei einer öffentlichen Feier dürft nicht ihr nicht einfach eure Playlist spielen lassen, sonst kann es schnell Probleme mit der GEMA geben. Welche Regeln ihr beachten müssen, erfahrt ihr hier.
FotografAls Erinnerung an einen tollen Abend dürfen schöne Fotos nicht fehlen. Auch hier lohnt es sich, im Bekanntenkreis herumzufragen. Seht euch in jedem Fall vorher Beispielfotos an, bevor ihr euch für einen Fotografen entscheidet. Klärt außerdem ab, wie lange der Fotograf zur Verfügung steht. Günstiger wird es, wenn der Fotograf nur zu Beginn der Feier offizielle Fotos macht. Verteilt Einwegkameras auf den Tischen oder organisiert eine Fotobox. Damit entstehen lockere und witzige Fotos, die euch an die tolle Stimmung am Abend erinnern.
Outfit und TanzkursDas Outfit ist in den letzten Jahren immer wichtiger geworden. Wenn sich erst einmal einige Schüler/innen aus der Stufe einen teuren Smoking oder ein pompöses Kleid gekauft haben, ziehen die anderen oft nach. Sprecht daher gleich über den Dresscode. Der Abend wird für alle deutlich entspannter und günstiger, wenn ihr auf Krawatte und High Heels verzichtet.

Auch für einen Tanzkurs geben Schüler viel Geld aus. Fragt in eurer Stufe rum, was eure Mitschüler von einem gemeinsamen Tanzkurs halten. Viele Tanzschulen haben spezielle Angebote für Schüler: Fragt, ob ein Tanzlehrer eurer Stufe einen Grundkurs geben kann. Es finden sich bestimmt auch einige Tanzprofis in eurer Stufe, die euch Nachhilfe geben können.Der beste Spartipp in Sachen Location ist: Feiert in eurer Schulaula oder Turnhalle. Das klingt vielleicht nicht sehr stilvoll, kann aber besser sein als gedacht, wenn ihr euch Mühe mit der Dekoration gebt! Informiert euch bei eurer Schulleitung, ob ihr dort feiern dürft. Gibt es genug Stühle oder müsstet ihr Mobiliar mieten? Davon ist abhängig, ob ihr bei einer Feier in der Schule sparen könnt.Wenn die Schule ihre Räume nicht zur Verfügung stellt, solltet ihr euch am besten zwei Jahre vorher Angebote heraussuchen. Andernfalls sind die günstigen Säle bereits ausgebucht und euch bleiben nur noch überteuerte Locations.Wichtig: Manche Locations haben exklusive Verträge mit einem Caterer laufen, so dass ihr beim Partyservice keine Wahl habt. Unter Umständen kann es daher günstiger werden, wenn ihr eine etwas teurere Location mit einem günstigen Caterer kombiniert.

Viele Familien besitzen mittlerweile hochwertige Kameras. Klärt ab, welche Familien während der Feier Schnappschüsse machen können.

Bei allen Kostenpunkten solltet ihr euch verschiedene Angebote einholen und vergleichen, damit ihr nicht unnötig viel Geld ausgebt. Spart aber besser nicht an der falschen Stelle: Versicherungen müssen sein!  Damit ihr nicht auf Kosten wie zerbrochenen Gläsern sitzen bleibt, solltet ihr mit der Location unbedingt darüber sprechen, wer im Schadensfall haftet. Viele Veranstalter bieten entsprechende Komplettpakete an. Auch über die Security solltet ihr sprechen. Braucht ihr einen professionellen Sicherheitsdienst oder ist es ausreichend, dass sich einige Schüler an den Türen postieren und Eintrittskarten kontrollieren?

Kosten kalkulieren

Wenn ihr euch entschieden habt, wie ihr euren Abiball gestalten möchtet, geht es an die Kostenkalkulation. Am besten übernehmen zwei Schüler eurer Stufe die Aufgabe des Kassenwarts. Sie halten fest, mit welchen Einnahmen und Ausgaben die Stufe rechnen sollte. Am besten halten sie ihre Rechnungen in einer Excel-Tabelle fest, die auch von den Mitschülern kontrolliert werden kann.

Auf Grundlage der zu erwartenden Kosten solltet ihr überlegen, wie viel Geld das Abiballkomittee von der Stufe einsammeln muss, um zum Beispiel Anzahlungen für die Location zu leisten. Damit es für einige Schüler eurer Stufe nicht zu teuer wird, solltet ihr lieber einige Male kleine Geldsummen einsammeln. Kalkuliert lieber so, dass ihr einen Puffer auf der Einnahmen-Seite habt. Sonst kann es euch passieren, dass die Kosten unerwartet steigen und euch plötzlich Geld fehlt.

Kreativ Geld verdienen

Gerade zur Weihnachtszeit lässt sich Selbstgebasteltes gut verkaufen!

Auch wenn ihr an vielen Stellen Geld einspart – kostenlos ist der Abiball in keinem Fall. Ihr reduziert daher den finanziellen Aufwand für die einzelnen Schüler, wenn ihr gemeinsam Geld verdient. Klassische Möglichkeiten sind zum Beispiel Abipartys, die ihr im Voraus in Kooperation mit örtlichen Clubs veranstaltet. Macht euch außerdem auf die Suche nach Sponsoren, die ihre Werbung beim Abiball oder in der Abizeitung platzieren dürfen. Falls einige Schüler in eurer Stufe selbständige Eltern haben, könnt ihr davon ebenfalls profitieren.

Sucht außerdem nach kreativen Möglichkeiten, wie ihr eure Einnahmen verbessert! Es bietet sich zum Beispiel an, saisonale Trends wie das Weihnachtsgeschäft auszunutzen. Verkauft zum Beispiel Weihnachtsbäume, selbstgebackene Plätzchen oder Geschenk. Eine tolle Möglichkeit dazu bietet das StartUp Neue Masche. Dort könnt ihr hochwertige Geschenke-Pakete wie Ohrringe, Socken oder T-Shirts bestellen und mit jedem verkauften Artikel Geld verdienen.

Quellen und weiterführende Links

Herolé-Blog: Tipps für erfolgreiche Abschlussfahrten und -feiern

Herolé-Blog: Abitur und noch keinen Plan? Tipps für Kurzentschlossene

Neue Masche: Welche Abiballkosten erwarten euch?

Just Abi: Abikasse

Dr. Abi: Finanzierung

Uniturm: Abiball finanzieren: Ideen

Fotos: Shutterstock, Pixabay


 

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Julia Möller

Ihre Reiseexpertin für Sport- und Erlebnisreisen

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