Klassenfahrten: Der Finanzcheck

Klassenfahrten: Der Finanzcheck

Wenn es um das Thema „Klassenfahrt“ geht, denken viele Schüler zuerst an viele tolle Erlebnisse, Freizeit mit der Klassengemeinschaft, langes Aufbleiben und und und …

Für Eltern und Lehrer stellen sich jedoch meistens zuallererst Fragen nach dem Geld. Was darf eine Klassenfahrt eigentlich kosten? Können die Ausgaben von der Steuer abgesetzt werden? Welche Fördermöglichkeiten gibt es?

Unser Finanzcheck wirft einen genauen Blick auf die wichtigsten Fragen.

Wie teuer dürfen Klassenfahrten sein?

Eine für das ganze Bundesgebiet einheitliche Regelung darüber, wie viel eine Klassenfahrt kosten darf, gibt es nicht. Jedoch legen viele Bundesländer oder die Schulen selbst gemeinsam mit dem Schulbeirat, in dem auch Vertreter der Schüler- und Elternschaft sitzen, Obergrenzen für verschiedene Klassenstufen fest. Diese Höchstgrenzen richten sich unter anderem nach der Anzahl der Schulfahrten, die in einer Klassenstufe pro Schuljahr durchgeführt werden oder wurden, sowie nach dem Finanzbudget der Schulen samt Drittmitteln, wodurch auch die Reisekostenerstattung für Lehrer gesichert werden muss. Außerdem wird bei Festlegung dieser Höchstgrenzen auch berücksichtigt, dass die Familien nicht unverhältnismäßig stark belastet werden.

Hinweis
Welche Rahmenbedingungen für Klassenfahrten (inklusive Höchstgrenzen) in den einzelnen Bundesländern gelten, kann hier nachgeschlagen werden.

Die Entscheidung über das Ziel, die Dauer und die Kosten einer Klassenfahrt obliegt also nicht dem Lehrer allein. Jede Klassenfahrt muss im Vorfeld u.a. unter Vorlegung einer Kalkulation von der Schulleitung genehmigt werden. Außerdem beziehen viele Lehrkräfte ihre Schüler bei der Planung mit ein. Ebenso müssen die Eltern z.B. bei einem Elternabend über die Details der Klassenfahrt informiert werden. Sie haben auch ein gewisses Mitspracherecht – schließlich müssen sie dann eine rechtsbindende Erklärung unterschreiben, dass sie die Kosten für die Klassenfahrt übernehmen.

Welche Förderungsmöglichkeiten gibt es?

Finanzielle Engpässe sollten keinesfalls ein Grund sein, dass einzelne Schüler nicht an der Klassenfahrt teilnehmen können. Durch das Bildungs- und Teilhabepaket des Bundes können daher Klassenfahrten und andere Ausgaben, etwa für das Mittagessen an der Schule oder Lernmaterial, finanziert werden. Einen grundsätzlichen Rechtsanspruch auf Teilhabe am Bildungspaket haben Familien, die

  • Arbeitslosengeld II erhalten
  • Sozialgeld oder Sozialhilfe beziehen
  • Leistungen nach dem Asylbewerbergesetz erhalten
  • zwar keine dieser Leistungen beziehen, den spezifischen Teilhabe- oder Bildungsbedarf dennoch nicht decken können.

Das Abrechnungsverfahren soll so unkompliziert wie möglich ablaufen. Dazu kann die jeweilige Kommune beispielsweise einen Gutschein für die Leistung ausstellen oder das Geld gegen eine Rechnung direkt an den Anbieter überweisen. Eine Übersicht darüber, wo die Leistungen des Bildungs- und Teilhabepaketes der einzelnen Bundesländer beantragt werden können, gibt es auf der Seite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

Tipp
Mit dem HEROLÉ-Servicepaket erhält jeder Schüler eine Rechnung für die Klassenfahrt, so dass eine Förderung direkt und unkompliziert beantragt werden kann.

Neben dem Bildungs- und Teilhabepaket gibt es jedoch auch weitere Förderungsmöglichkeiten, um die Klassenfahrt zu bezuschussen. Dazu gehört beispielsweise der Fahrtkostenzuschuss des Bundesrats für Klassenfahrten nach Berlin. Auch Schulfahrten zu Gedenkstätten können unter bestimmten Umständen gefördert werden. Außerdem gibt es verschiedene Fördervereine, Stiftungen oder sogar private Sponsoren, die Klassenfahrten unterstützen.

Hinweis
Einen ausführlichen Überblick über Förderungsmöglichkeiten und alternative Finanzierungskonzepte geben wir in unserem Blogartikel „Förderungsmöglichkeiten für Klassenfahrten„.

Werden Reisekosten bei Krankheit erstattet?

Krankheiten sind leider nicht vorhersehbar und so kann es passieren, dass Schüler vor der Klassenfahrt erkranken und somit nicht mitfahren können. Eine Reiserücktrittskosten-Versicherung erstattet in diesem Fall die Kosten der Reise. Eine solche Versicherung wird in der Regel vom Reiseveranstalter direkt angeboten, kann aber auch nur von einzelnen Schülern abgeschlossen werden. Je nach Vertragsbedingungen greift diese Versicherung ggf. auch dann, wenn die Reise wegen Nichtversetzung, Schulwechsel oder familiärer Notfälle nicht angetreten werden kann.

Tipp
Unser Blogartikel „Rundum sorglos: Reiseversicherung für die Klassenfahrt bei HEROLÉ“ gibt einen Überblick über die besten Versicherungspakete speziell für Klassenfahrten.

Werden Lehrern die Reisekosten finanziert?

In den letzten Jahren haben wir uns ausführlich mit der Problematik der Reiskostenerstattung für Lehrer auseinandergesetzt. Für Aufregung sorgte die Tatsache, dass Lehrer oft auf ihren Kosten für Klassenfahrten sitzenblieben, obwohl diese eindeutig Ausgaben für Dienstreise im Sinne des Bundesreisekostengesetzes sind. Erst als eine Lehrerin aus Nordrhein-Westfalen geklagt hatte, kam deutlich Bewegung in diese Problematik. Nicht nur das Echo in der Presse war groß, auch durch die Finanzpolitik vieler Bundesländer wehte ein frischer Wind. So hat beispielsweise das Land Nordrhein-Westfalen seinen Etat für Klassenfahrten im Jahr 2014 von 6 Mio. € auf 13,5 Mio. € angehoben und damit mehr als verdoppelt. Dieser Betrag ist ausschließlich für die Reisekostenerstattung von Lehrern vorgesehen. Trotz des größeren Etats geht die Gewerkschaft für Erziehung und Wissenschaft (GEW) davon aus, dass dieser Betrag dennoch nicht ausreicht und rund 20% aller Klassenfahrten nicht stattfinden können.

Hinweis
In unserem Blogartikel „Reisekostenerstattung für Lehrer – Müssen Lehrer draufzahlen?“ beschreiben wir die Entwicklung der Problematik ausführlich.

Fakt ist jedoch, dass Klassenfahrten laut Regelungen der Bundesländer nur dann überhaupt genehmigt werden dürfen, wenn die Reisekostenerstattung für Lehrer schon vor Beginn der Fahrt geklärt oder gesichert ist. Doch Vorsicht: Der Antrag auf Reisekostenerstattung muss von den Lehrern nach Ende der Klassenfahrt innerhalb eines halben Jahres gestellt werden, sonst verfallen die Ansprüche!

Werden Lehrern Überstunden durch Klassenfahrten bezahlt?

Klassenfahrten sind für Lehrer oft eine besondere Herausforderung, denn schließlich müssen sie zu jeder Tag- und Nachtzeit zur Verfügung stehen und sind somit quasi rund um die Uhr im Dienst. Klar stellt sich vielen Lehrern automatisch die Frage, ob ihre Mehrstunden auch vergütet werden. Die Antwort darauf fällt oft jedoch negativ aus. Klassenfahrten gehören zu den dienstlichen Aufgaben von Lehrern dazu, insbesondere Vollzeitbeamte haben daher keinen Anspruch auf einen Ausgleich oder eine zusätzliche Vergütung. Auch beamtete Teilzeitkräfte können für die Zeit der Fahrt nicht wie Vollzeitkräfte vergütet werden (auch wenn sie genauso viel arbeiten). Je nach Bundesland kann für sie jedoch ein innerschulischer Zeitausgleich bei Genehmigung der Klassenfahrt festgesetzt werden. Einzig angestellte Teilzeitkräfte können auf ihre normalen Arbeitnehmerrechte bestehen: Ihnen muss jede Mehrarbeitsstunde anteilmäßig zu ihrem Gehalt bezahlt werden, wenn ein Zeitausgleich nicht möglich ist.

Hinweis
In unserem Blogartikel „Überstunden durch Klassenfahrten – Welchen Ausgleich gibt es für Lehrer?“ gehen wir ausführlich auf die viel diskutierte Thematik ein.

Sind Klassenfahrten steuerlich absetzbar?

Im Dschungel der unzähligen Steuerverordnungen lässt sich nur schwerlich der Durchblick behalten. Dies gilt auch für die Absetzbarkeit von Kinderbetreuungskosten. Zu den Kosten, die steuerlich absetzbar sind, gehören unter anderem Beiträge für Kindergärten, Kinderhorte und ähnliche Einrichtungen, Honorare für selbstständige Tagesmütter/-väter und Gehälter für angestellte Betreuungspersonen. Leider können Kosten für Weiterbildungsangebote wie Sport- oder Sprachkurse, Lernmaterial und auch Klassenfahrten nicht steuerlich abgesetzt werden.

Einen Ausnahmefall bilden Berufsschulen. Ausgaben für die erste Berufsausbildung können nach § 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG bis zu 6.000 € im Kalenderjahr steuerlich abgesetzt werden. Dazu zählen auch die Kosten für Klassenfahrten, Exkursionen und Studientage, sofern die Teilnahme daran verpflichtend ist.

Auch als Lehrer kann man bestimmte Kosten für die Klassenfahrt als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Folgende Ausgaben können Lehrer in ihrer Steuererklärung angeben:

FahrtkostenBei der Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln (z.B. mit der Bahn) können die vollen Kosten angegeben werden. Bei der Anreise mit dem Pkw mit einer Dienstreisepauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer.
ÜbernachtungskostenAls Übernachtungskosten werden nur die tatsächlich entstandenen Aufwendungen berücksichtigt. Die Übernachtungskosten sind also im Einzelnen durch Belege nachzuweisen. Weist die Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis auf, ohne, dass der tatsächliche Preis für die reine Übernachtung daraus hervorgeht, ist der Rechnungsbetrag um 20% des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen zu kürzen.
Reisenebenkosten Das sind zum Beispiel Fahrkarten für die S-Bahn, Eintrittsgelder, Parkgebühren oder auch Trinkgelder.
Verpflegungspauschbetrag

 

Je länger die Lehrkraft mit den Schülern unterwegs ist, desto mehr Geld lässt sich zurückfordern. Seit Januar 2014 gilt dabei folgende Faustregel:

Der Lehrer bekommt 24 €, wenn er erst nach 24 Stunden wieder zuhause ist. Ist er länger als acht Stunden unterwegs, bekommt er noch 12 €.

Pro An- und Abreisetag gibt es generell 12 €. Dauert die Reise mehrere Tage, muss der Verpflegungspauschbetrag für jeden Tag bestimmt und die Werte miteinander addieren werden.

Werbungskosten betreffen insbesondere auch die Vorbereitung einer Klassenfahrt, wie beispielsweise die Anschaffung eines Reiseführers. Viele Lehrer unternehmen im Vorfeld der Klassenfahrt eine Vorbereitungsreise, um sicherzugehen, dass später alles reibungslos verläuft. Bei der Anerkennung dieser Kosten kommt es oft zu Problemen mit dem Finanzamt. Daher sollte darauf geachtet werden, dass eine solche Reise ausschließlich beruflichen Zwecken dient und nur relevante Unternehmungen beinhaltet, wie z.B. Unterkünfte buchen, Eintrittskarten kaufen oder Ausflüge vorbereiten. Das Programm der Reise muss sich also nachvollziehbar von einer „allgemein touristischen“ Reise unterscheiden.

Tipp
Als Werbungskosten können auch Unterkunfts- und Verpflegungskosten geltend gemacht werden, wenn ein Lehrer im Rahmen eines Austauschprojektes einen Gastlehrer bei sich zu Hause aufnimmt.

 

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Carsten Herold

Geschäftsführer HEROLÉ Reisen

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