Klassenfahrten planen: Höchstbetrag festlegen
Die Zeiten, in denen Schulklassen per gemieteten Reisebus zu einer Jugendherberge in der näheren Umgebung fuhren, in spartanischen Mehrbettzimmern schliefen, im Wald wanderten und von Schnittchen und Hagebuttentee lebten, sind (zum Glück) längst vorbei. Klassenfahrten orientieren sich immer häufiger an besonderen Schwerpunkten wie MINT-Klassenfahrten mit spannenden naturwissenschaftlichen Workshops und Experimenten und BNE-Klassenfahrten, welche Schüler:innen im Bereich Nachhaltigkeit und Umweltschutz Impulse geben.
Parallel zu den Ansprüchen an das Programm sind auch die Ansprüche an die Unterkünfte gestiegen. Kleinere Zimmer mit jeweils eigenen Badezimmern für mehr Privatsphäre, kostenloses WLAN und gesunde Frühstücksbüffets mit Bio-Lebensmitteln sind heute eine Selbstverständlichkeit. Ziele wie die Center Parcs-Anlagen mit subtropischem Schwimmparadies und Ferienparks mit Mobile Homes und Swimming-Pools sind ebenso gefragt wie spezielle Feriencamps mit einem riesigen Angebot an sportlichen Aktivitäten und Outdoor-Erlebnissen.
Klassenfahrten, mit gehaltvollem lehrreichen Programm und viel Praxisbezug zum Unterricht und moderne Unterkünfte lassen natürlich auch die Kosten steigen. Prüfen Sie darum, ob es in Ihrem Bundesland offiziell festgelegte Höchstbeträge gibt und berücksichtigen Sie die finanziellen Möglichkeiten der Familien in Ihrem Bezirk. Gibt es keinen offiziellen Höchstbetrag, orientieren Sie sich am besten an den Kosten der Klassenfahrten, die in den letzten Jahren in Ihrer Schule durchgeführt wurden.
Bedenken Sie dabei, dass Unterkünfte wie Center Parcs und Feriencamps nur auf den ersten Blick teurer sind: Im Übernachtungspreis sind meist vielfältige kostenlose Sportangebote und andere Aktivitäten inbegriffen, die die Schüler:innen beschäftigt halten. So sparen Sie Ausgaben für ansonsten zusätzlich buchbare Programmpunkte.
Spartipps: Klassenfahrten so günstig wie möglich gestalten
Ausgehend vom festgelegten Höchstbetrag können Sie nun mit der näheren Planung beginnen und als erstes die Zahl der potenziellen Ziele eingrenzen. Bei knappem Budget liegt es auf der Hand, die kostengünstige und obendrein weit umweltfreundlichere Anreise mit dem Reisebus vorzuziehen. Auch die Deutsche Bahn bietet häufig sehr günstige Gruppentarife für Schulklassen. Mit beiden Verkehrsmitteln lassen sich vielfältige attraktive Ziele in Deutschland und im benachbarten Ausland erreichen. Das teurere Flugzeug ist eigentlich nur bei einigen bestimmten Zielen wie Irland eine empfehlenswerte Alternative, da durch Fährüberfahrten ansonsten viel Zeit verloren geht.
Klassenfahrten in Metropolen sind meist teurer als Reisen in kleinere Städte. Nicht nur die Übernachtungskosten sind in Großstädten höher, sondern auch die weiteren Ausgaben für Besichtigungen, Verpflegung, ÖPNV und mehr. Gerade bei jüngeren Schulklassen bietet sich es an, eine Unterkunft in der Nähe der Metropole zu buchen und diese bei einem Tagesausflug zu besuchen. Für Lehrkräfte hat dies den Vorteil, dass sie sich keine Sorgen um junge Schüler:innen machen müssen, die abends noch alleine durch fremde Großstädte streifen. Vom schönen Stade an der Elbe ist es nur eine kurze Fahrt nach Hamburg und von der Eifel aus nach Köln. Bei einer Klassenfahrt ins Berliner Umland können Sie den Besuch der Innenstadt mit Ausflügen nach Potsdam und sportlichen Aktivitäten im Havelland kombinieren.
Selbst beim Essen lässt sich sparen: Buchen Sie Unterkünfte mit Selbstverpflegung in Bungalows, Mobile Homes und Ähnlichem. So kann jeder günstige Lebensmittel von zu Hause aus mitbringen, statt für täglich zubereitete warme Mahlzeiten und Frühstücksbüffets zu zahlen. Angenehme Nebeneffekte: Alle Schüler:innen können genau das essen, was sie möchten und gerade Jüngere haben meist großen Spaß daran, sich bei der Selbstverpflegung ganz erwachsen zu fühlen.
Fördermöglichkeiten beachten
Übersteigt die gewünschte Klassenfahrt trotz aller Bemühungen das gesteckte Budget oder gibt es die ein oder andere Familie, die sich mit der Zahlung schwertut? Informieren Sie sich über verschiedene Fördermöglichkeiten. Dies reicht von der Kostenübernahme für Hartz-4-Empfänger im Rahmen des Bildungs- und Teilhabepakets bis zu Zuschüssen des Fördervereins der eigenen Schule und Sponsoring. Nicht zuletzt können Schüler:innen auch selbst zur Kostensenkung beitragen. Wünschen sie sich beispielsweise einen teuren Programmpunkt wie den Besuch eines Freizeitparks, können sie vor der Klassenfahrt Spenden dafür sammeln. Dazu gibt es viele verschiedene Möglichkeiten vom klassischen Kuchenverkauf in der Schule bis zu Sammelaktionen über Fundmate. Somit strapazieren die teuren Eintrittskarten nicht das Gesamtbudget.
Zeitplan der Zahlungen festlegen
Kündigen Sie den finalen Betrag für jeden Teilnehmer so früh wie möglich an. So können sich vor allem finanzschwache Eltern darauf einstellen und rechtzeitig mit dem Ansparen kleiner Beträge beginnen. Denken Sie auch daran, dass die Bewilligung und Auszahlung von Fördermitteln längere Zeit in Anspruch nehmen. Als Faustregel gilt: Findet die Klassenfahrt am Ende des Schuljahres statt, buchen Sie Unterkunft und Reisemittel zu Beginn des Schuljahres. Findet sie am Anfang eines Schuljahres statt, sollte die erste Planung zum Jahreswechsel abgeschlossen sein.
Buchen Sie die Klassenfahrt pauschal bei einem spezialisierten Reiseunternehmen, wird mit der Buchung eine Anzahlung fällig. Bei HEROLÉ beträgt diese 20 % des Reisepreises bei Busreisen, Bahn/Transfer und Fernbusreisen sowie 50 % des Reisepreises bei Flugreisen. Die Restzahlung erfolgt spätestens 28 Tage vor der Abreise. Bringen Sie dies daher rechtzeitig bei einem Elternabend zur Sprache.
Tipps zur Abwicklung: Bloß keine Barzahlung
Zuletzt steht die Frage im Raum, wie das Geld von den Eltern zu Ihnen gelangt. Die praktischste Lösung, mit der Sie aus einer etwaigen Haftpflicht entlassen werden, ist die Abwicklung der Zahlungen über den Reiseveranstalter. Haben Sie die Klassenfahrt bei HEROLÉ gebucht, steht Ihnen das Serviceportal meinHEROLÉ zur Verfügung, über das Sie ständig auf aktuelle Informationen rund um Ihre Klassenfahrt zugreifen können. Eltern zahlen die fälligen Beträge direkt an HEROLÉ, sodass Sie als Lehrer sich nicht länger um das Einsammeln kümmern müssen und keine Verantwortung mehr für das eingezahlte Geld tragen. Sie sollten lediglich ab und zu den Stand der Dinge bei meinHEROLÉ überprüfen, um zu sehen, welche Beiträge eingegangen sind und welche noch fehlen. So können Sie bei Bedarf noch einmal eine Erinnerung an die Eltern schicken.
So einfach geht es:
- Die Eltern/Erziehungsberechtigten überweisen den Betrag für ihr teilnehmendes Kind an HEROLÉ.
- Auch etwaige Zahlungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket werden direkt an HEROLÉ überwiesen.
- Alle Eltern erhalten eine Einzelabrechnung unter Wahrung des Datenschutzes.
- Über das Serviceportal meinHEROLÉ sieht die Lehrkraft jederzeit, welche Eltern bereits bezahlt haben und welche Beiträge noch offen sind.
Die Zahlung kann per Überweisung, Sofortüberweisung (by Klarna), Kreditkarte (VISA und MasterCard) oder sogar per PayPal erfolgen.
Können oder möchten Sie diesen Zahlungsservice nicht nutzen, ist die Bargeldzahlung die denkbar schlechteste Alternative. Als Lehrkraft haften Sie für den Verlust, sobald Sie das Geld entgegengenommen haben. Hat ein/e Schüler:in das von den Eltern mitgegebene Geld selbst eingesteckt und lügt, dass er:sie es Ihnen ausgehändigt hat, steht Wort gegen Wort. Sie haben kaum eine Chance zu beweisen, dass das Geld nie bei Ihnen angekommen ist. Daneben bestehen reale Verlustmöglichkeiten, zum Beispiel wenn einem/r Schüler:in der Geldbeutel aus der Schultasche gestohlen wird oder wenn Sie Ihr Portemonnaie auf dem Heimweg in der Bahn verlieren.
Überweisungen auf das Privatkonto einer Lehrkraft sind zwar möglich, doch auch dieses Verfahren ist mit Schwierigkeiten behaftet. So kann es schwierig werden, zwischen privaten und schulischen Mitteln zu unterscheiden. Theoretisch ist es sogar möglich, dass private Gläubiger der Lehrkraft auf das Konto zugreifen und die dort liegenden Beträge für sich beanspruchen. Halten Sie Ihre privaten Finanzen lieber vollständig vom Schulbetrieb getrennt.
Besser sind spezielle Schul- und Treuhandkonten. Schulkonten werden von der Schule selbst geführt. Gehen auf diesem Konto Zahlungen für Klassenfahrten und andere Zahlungen der Eltern ein, kann es für das Schulsekretariat schwierig werden, die Beträge und ihre Zwecke auseinanderzuhalten. Ein Treuhandkonto wird von einem Lehrer verwaltet, der jedoch nicht Kontobesitzer ist. So haben seine etwaigen privaten Gläubiger keinen Zugriff auf das Geld. Allerdings ist auch hier ein gewisses Grundvertrauen zwischen Eltern und Lehrern erforderlich, da der Lehrer jederzeit Zugriff auf das Geld hat. Mit der Abwicklung der Zahlungen über den Reiseveranstalter sind Sie frei von jeder Verantwortung und schlafen letztendlich ruhiger.
Bildnachweis
- Titelbild: rawpixel/Unsplash
- Spartipps: Mathieu Stern/ unsplash
- Kuchenverkauf: Jennie Brown/ unsplash
- Lehrer macht einen Zeitplan: Helloquence / Unsplash
