Alle Finanzen auf einem Blick! Kostenaufstellung einer Klassenfahrt

Die Finanzierung einer Klassenfahrt stellt viele Lehrer vor eine Herausforderung. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur Kostenplanung und geben Tipps, wie Klassen ihr Budget erhöhen können.
Die Finanzierung einer Klassenfahrt stellt viele Lehrer vor eine Herausforderung. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur Kostenplanung und geben Tipps, wie Klassen ihr Budget erhöhen können.
Münzen werden in ein Sparschwein gesteckt
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Für Schüler ist sie ein absolutes Highlight in der Schulzeit, Lehrer leiden dagegen unter ihrem hohen Organisationsaufwand: Die Klassenfahrt sorgt bei manchem Pädagogen für Kopfzerbrechen. Insbesondere die Finanzierung ist für Junglehrer kompliziert. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur Kostenaufstellung einer Klassenfahrt!

Wie teuer darf die Klassenfahrt sein?

Auf diese Frage gibt es leider keine einheitliche Antwort – zumindest keine, die für das gesamte Bundesgebiet gilt. Die einzelnen Bundesländer und Schulen legen zumindest in Teilen Höchstgrenzen fest, die sich nach der Anzahl der Schulfahrten, dem Alter der Schüler und dem Finanzbudget der Schule richten. In anderen Bundesländern heißt es dagegen lediglich, dass die Kosten für eine Klassenfahrt „angemessen“ sein müssten. Wie viel das ist, hängt natürlich stark von der finanziellen Situation der Eltern ab. Erfahrungsgemäß ist jedoch ein Betrag von 150 bis 350 Euro für eine fünftägige Klassenfahrt in Ordnung.

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Wir haben für Sie die wichtigsten Informationen rund um die Finanzierung einer Klassenfahrt in unserem Download-Bereich zusammengestellt.

Welche Kosten muss man einplanen?

Um die Gesamtkosten für die Schulklasse bzw. den Kurs zu kalkulieren, holen Pädagogen am besten so früh wie möglich Angebote von Reiseveranstaltern bzw. Busunternehmen und Unterkünften ein. Sie können die Kosten erst dann berechnen, wenn das vorläufige Programm feststeht und sie entschieden haben, welche Art der Verpflegung für die Klasse geeignet ist. Während für Unterstufenschüler eine Vollpension mit gemeinsamen Mittag- und Abendessen am unkompliziertesten ist, dürfen Schüler der oberen Jahrgänge durchaus auf eigene Faust losziehen.

Zu den festen Kosten gehören:

  • An- und Abreise
  • Unterkunft
  • Verpflegung
  • Tickets für den öffentlichen Nahverkehr/ Bus vor Ort
  • Eintrittspreise für Museen und Freizeiteinrichtungen
  • Ggf. Reiserücktrittsversicherung
  • Ggf. Auslandskrankenversicherung für Fahrten außerhalb Europas

Wie kann man die Kosten senken?

Die Liste der Programmwünsche und Ideen für die Klassenfahrt ist meist lang. Oftmals sind Lehrer nach der Kostenkalkulation ernüchtert, weil die vorläufige Summe jegliches Budget sprengt. Das ist jedoch kein Grund zur Verzweiflung! Mit etwas Kreativität lassen sich die Kosten erheblich senken.
Ein erster Schritt zu einer gelungenen Fahrt ist es, eine kostengünstige An- und Abreisemöglichkeit zu finden. Mit großen Gruppen bieten sich häufig Busfahrten an, die oft weniger kosten und unkomplizierter als Bahnreisen sind. Wer noch freie Plätze im Bus hat, sollte in jedem Fall Parallelklassen oder -kurse fragen, ob sie mitkommen möchten. Je mehr Schüler mitfahren, desto günstiger wird die Reise in vielen Fällen. Wer ein weit entferntes Ziel gewählt hat und fliegen möchte, sollte eher einen der größeren deutschen Flughäfen wählen. Von dort aus starten meist günstigere Flieger als von regionalen Flughäfen.

Lesetipp

In diesem Ratgeberbeitrag verraten unsere Autoren günstige Anreisearten zu den zehn angesagtesten Klassenfahrtzielen.

Um die Kosten für die Verpflegung zu senken, sollten Schüler am besten vorher Restaurants recherchieren. Einige Städte wie Paris führen auf ihren offiziellen Internetseiten günstige Restaurants auf. Noch besser ist es, dass die Schüler zumindest an einigen Abenden zu Selbstversorgern werden! Gemeinsam zu kochen stärkt den Zusammenhalt und senkt die Kosten erheblich – Voraussetzung ist allerdings eine Unterkunft mit einer großzügigen Küche. Wer darüber nicht verfügt, veranstaltet ein Picknick im Stadtpark.
Auch die Kosten für das Programm lassen sich erheblich senken. Anstatt eine teure Busrundfahrt in Berlin zu unternehmen, können sich Klassen beispielsweise mit dem 100er-Bus durch die Stadt kutschieren lassen. Damit der Bus nicht überfüllt ist, teilen sich die Schüler gegebenenfalls in Kleingruppen auf.

Welche Fördermöglichkeiten gibt es?

Auch wenn die Klassenfahrt verhältnismäßig günstig ist, verfügen nicht alle Eltern über ausreichend Geld. Glücklicherweise profitieren finanzschwache Schüler vom Bildungs- und Teilhabepaket, das die Kosten für die Klassenfahrt übernimmt. Einen grundsätzlichen Rechtsanspruch auf die Teilhabe am Bildungspaket haben Familien, die

  • Arbeitslosengeld II oder
  • Sozialgeld/ Sozialhilfe oder
  • Leistungen nach dem Asylbewerbergesetz
  • Kinderzuschlag und Wohngeld beziehen.

Außerdem müssen die Schüler an einer allgemein- oder berufsbildenden Schule gemeldet sein und jünger als 25 Jahre sein.
Klassen, die eine Fahrt nach Brüssel oder Berlin unternehmen, können zudem ihre heimischen Abgeordneten um Hilfe bitten. Diese haben ein eigenes Budget für Fahrtkostenerstattungen und sind in vielen Fällen gerne bereit zu helfen. Voraussetzung ist, dass die Klasse den Bundestag bzw. das Europäische Parlament besucht. 

Lesetipp

Weitere Tipps und Fördermöglichkeiten stellen unsere Reiseexperten in diesem Ratgeberbeitrag vor.

Wie können Klassen Geld dazu verdienen?

Wenn es um ihre Klassenfahrt geht, entwickeln Schüler für gewöhnlich ungeahnte Motivation und sind gerne bereit sich einzubringen. Das können sie beispielsweise machen, um das Klassenfahrtenbudget zu erhöhen und zusätzliches Geld zu verdienen. Ob Getränke- und Kuchenverkauf beim Schulbasar oder kleine Dienstleistungen für die Familie – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.
Eine unkomplizierte Möglichkeit bietet das Freiburger Start-Up Neue Masche, das auf seiner Internetseite hochwertige und fair hergestellte Produkte anbietet. Diese können Schüler verkaufen und pro verkaufter Box Seife, Socken oder Handtücher jeweils vier Euro verdienen. Dabei tragen sie keinerlei Risiko – denn sie sammeln lediglich Bestellungen ohne eine Mindestabnahmemenge. Mit diesem Konzept nehmen Klassen laut den Geschäftsführern im Durchschnitt 1000 Euro ein!

Wie das Prinzip der Neuen Masche genau funktioniert, erfahren Klassen in diesem Video.

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Über HEROLÉ

HEROLÉ mit Sitz in Dresden wurde 2002 gegründet und ist heute einer der drei größten Veranstalter von und Spezialist für Klassenfahrten in Deutschland. Dafür sprechen auch über 140.000 Teilnehmer, die jedes Jahr mit HEROLÉ auf Klassenfahrt gegangen sind. Mit der unternehmenseigenen Flotte von 18 modernen Reisebussen werden über 140 weltweite Reiseziele angesteuert.

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