Dieser Service wurde von uns entwickelt um den Ablauf und das Handling bei der Vorbereitung einer Gruppenreise für die verantwortliche Person zu vereinfachen. Informationsfluss, Abwicklung der Zahlungen und Bearbeitung von Nach- und Abmeldungen werden damit enorm erleichtert.
Bitte beachten Sie, dass das Service-Paket nur dann in Anspruch genommen werden kann, wenn zwischen Buchung der Reise und Reiseantritt mindestens 6 Wochen liegen. Wir behalten uns außerdem vor, die Reise ohne Service-Paket zu bestätigen, falls die vollständig ausgefüllte Teilnehmerliste nicht bis spätestens 7 Tage nach Buchungseingang nachgereicht wurde.
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Bis 3 Wochen nach Eingang der Buchung
(Vorraussetzung: alle notwendigen Unterlagen liegen uns fristgemäß vor)
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…erhält die buchende Person bzw. der Gruppenleiter: |
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die Buchungsbestätigung mit Aufstellung der Gesamtkosten |
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die pädagogische Konzeption (nur wenn gewünscht) |
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den Reisepreissicherungsschein |
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Unterlagen zur Reisevorbereitung |
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…erhalten die Eltern bzw. die Teilnehmer: |
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die Reisebestätigung |
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die Rechnung |
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…erhält die buchende Person bzw. der Gruppenleiter im Online-Kundenportal: |
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eine Übersicht über den Zahlungsstand aller Teilnehmer |
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Einsicht in den aktuellen Stand des Reiseablaufs |
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…erhalten die Teilnehmer im Online-Kundenportal: |
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eine Übersicht über ihren eigenen Zahlungsstand |
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…erhalten die Eltern bzw. die Teilnehmer einmalig: |
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eine Zahlungserinnerung (nur bei Zahlungsausständen) |
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…erhält die buchende Person bzw. der Gruppenleiter: |
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die Gesamtrechnung über alle noch offenen Beträge (nur wenn erforderlich) |
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| 1-2 Wochen vor Reiseantritt |
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…erhält die buchende Person bzw. der Gruppenleiter: |
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ergänzende Reiseunterlagen wie Reiseablauf und Leistungsvoucher
(Vorraussetzung dafür ist die vollständige Bezahlung der Reise) |
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…erhalten die Eltern bzw. die Teilnehmer im Online-Kundenportal: |
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Informationen zum Reiseablauf |
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| Nach Beendigung der Reise |
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…erhält die buchende Person bzw. der Gruppenleiter: |
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die Endabrechnung (nur im Falle von offenen Posten wie Guthaben oder Forderungen) |
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ein Reisekostenaufschlüsselung (nur wenn gewünscht) |
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einen Reisegutschein für Ihre nächste Klassenfahrt als Dankeschön für Ihren ausgefüllten Fragebogen |
1. Anmeldung von Teilnehmern
Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Teilnehmer zur Reise anmelden, von denen Sie die Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten oder ggf. der erwachsenen Teilnehmer selbst schriftlich vorliegen haben.
2. Versand der Unterlagen
Der Versand der Unterlagen an die Teilnehmer erfolgt einmalig und gemäß den auf der Teilnehmerliste und den Buchungsformularen gemachten Angaben. Dafür benötigen wir von Ihnen eine sorgfältig ausgefüllte Teilnehmerliste in Microsoft Excel oder Word, welche per Email an kontakt@herole.de oder den zuständigen Bearbeiter zu senden ist. Sollten Sie die handschriftlich auszufüllende Teilnehmerliste nutzen, bitten wir um Druckschrift, um Namens- bzw. Adressfehler aufgrund von Unleserlichkeit ausschließen zu können. Bei Nichtzustellbarkeit einzelner Teilnehmer werden die jeweiligen Unterlagen an die buchende Person bzw. den Gruppenleiter versandt. Dieser trägt dann die Verantwortung für die Zustellung an den Adressaten.
3. Nachmeldung von Teilnehmern
Die Nachmeldung von Teilnehermern ist vorbehaltlich vorhandener Kapazitäten unter Angabe des Namens und der Adresse jederzeit möglich. Diese Teilnehmer erhalten dann eine Rechnung über die Reisekosten. Sollte durch die Nachmeldung eines oder mehrerer Teilnehmer der Reisepreis pro Person sinken, erhält die buchende Person eine Gutschrift für alle Teilnehmer in der Endabrechnung.
4. Abmeldung von Teilnehmern
Abmeldungen bzw. Reiserücktritte sind gemäß unseren allgemeinen Reisebedingungen vorzunehmen. Die abgemeldeten Teilnehmer erhalten dann eine Stornierungsbestätigung von uns zugesandt. Sollte durch die Abmeldung eines oder mehrerer Teilnehmer der Reisepreis pro Person steigen, erhält die buchende Person eine separate Rechnung über die dadurch entstehenden Kosten. Gleiches gilt bei Wegfall eines Freiplatzes durch Unterschreiten einer Personenzahl.
5. Zahlungen
Die Rechnungen über die Reisepreise werden jedem zahlenden Teilnehmer laut Teilnehmerliste zugesandt. Die buchende Person bzw. der Gruppenleiter erhält 6 Wochen vor Reiseantritt eine Übersicht über den Zahlungsstand mit der Bitte, eventuell säumige Teilnehmer an die Zahlung zu erinnern. 4 Wochen vor Reisebeginn werden weiterhin bestehende Zahlungsausstände von Teilnehmern per Zahlungserinnerung gemahnt. Sollten 2 Wochen vor Reiseantritt noch offene Beträge bestehen, werden diese der buchenden Person bzw. dem Gruppenleiter in Rechnung gestellt. Diese Abschlussrechnung ist vor Reiseantritt zu begleichen, andernfalls kann die Reise nicht angetreten werden.
Wichtig:
1. Das Service-Paket entbindet die buchende Person bzw. den Gruppenleiter nicht von der Verpflichtung zur Zahlung der Reisepreise, evtl. anfallender Stornierungskosten und Nachzahlungen aus Endabrechnungen.
2. Nach einem Urteil des VG Stuttgart vom 04.07.1997 (Az. 10 K 3095/95) sind Eltern verpflichtet, die bei einer Wanderfahrt, Klassenfahrt und ähnlichen Veranstaltungen stehenden Kosten zu tragen, wenn sie zuvor ihr schriftliches Einverständnis zur Übernahme anfallender Kosten gegeben haben.
*Die Zusage zur Klassenfahrtteilnahme ist bindend (Urteil VG Berlin 28.01.2000 – Az. NJW2000/2040).
